Comment un demi va vous aider à mieux communiquer? Découvrons la règle du demi

Comment un demi va vous aider à mieux communiquer? Découvrons la règle du demi

byevan.boissonnot Fév. 02, 2018, Agilité Productivité Qualité logicielle
Comment un demi va vous aider à mieux communiquer? Découvrons la règle du demi

Comment réussir à bien estimer, alors que vous ne connaissez même pas ce que vous allez devoir réaliser ?
Comment bien estimer un planning de tests, pour assurer la qualité de votre logiciel ? Et que dire de la communication durant tout le temps de réalisation d’un projet ?! Découvrons ensemble comment la règle du demi pour vous aider à mieux estimer et à mieux communiquer.

Planifier pour se rassurer

Pour être sûr d’y voir clair, le premier réflexe, c’est de créer un planning.

En concrétisant notre besoin de nous rassurer, nous allons passer un temps, par moment conséquent, à préparer un planning.
Dans la gestion de projet, nous utiliserons alors des méthodes comme la planification avec GANTT, ou bien avec PERT.

Ces deux méthodes sont très pratiques … lorsque rien ne change.
De plus elles se basent sur des estimations.

Qui estime : le chef ou l’expert ?

Lorsque l’on parle d’estimation, on peut voir tout et son contraire.

Une première école va tout miser sur l’estimation par un tiers, par exemple le chef de projet.
Vu qu’il connaît le fonctionnel projet, c’est sûr c’est lui qui va maîtriser les temps (et donc les coûts).

Une seconde ne va miser que sur les experts techniques.
C’est certain,  vu qu’ils ont l’expérience, ils sauront bien évaluer chaque tâche à réaliser sur le projet.

Alors lequel choisir ?

Le commercial ?

Pire, il existe aussi une école qui prône l’estimation par les commerciaux.
Ils sont en contact avec le client, ce sont donc eux qui peuvent faire une estimation, et donc une offre qui convient réellement au client.

Que se passe-t-il alors si le commercial a vendu un temps de projet trop court ?

Le syndrome de l’expert

Partir sur l’estimation par l’équipe technique est déjà une première étape lorsque l’on souhaite avoir des estimations plus proches de la réalité.

Cependant, quid des non expérimentés, des débutants ?

Le problème des experts c’est que bien souvent ils vont oublier qu’ils ont été des débutants, et donc ne plus prendre en compte les apprentissages (et donc les temps plus longs) pour les débutants présents dans l’équipe.

Qui choisir ?

Avec tous ces paramètres, nous voyons qu’il est bien difficile de choisir. La tâche est donc bien difficile pour avoir une bonne estimation, et donc une bonne planification.

planifier pour se rassurer

Se couvrir pour ne pas se faire sanctionner

Alors pour se couvrir, et pour assurer ses arrières, les estimations vont être gonflées.
On applique soit des ratios (x2, x3, …), on prend en compte l’âge du capitaine dans les calculs, jusqu’à arriver à de grands calculs savants pour planifier le développement du projet.

L’effet boule de neige

Ce système de couverture va se répercuter, presque naturellement, dans toute la hiérarchie du projet.
En commençant par le commercial, puis en passant par le chef de projet.

Et l’équipe de production subit alors elle aussi une énorme pression.
Les estimations lui sont imposées.

Pour réussir à avoir du temps, et si la politique de l’entreprise n’est pas positive, la production va gonfler aussi les estimations, quitte à annoncer des délais bien trop grands par rapport à la réalité :

  • par peur des représailles
  • par peur pour leur place
  • de crainte de perdre la promotion prévue

Changer le point de vue sur les estimations

Au lieu d’avoir une estimation sanction (comme lorsque nous étions à l’école), il pourrait être intéressant de tendre vers une estimation indicateur.

L’estimation n’est plus alors vue comme une quantité nous montrant si nous sommes bon ou mauvais.
Elle devient une mesure pour apprendre comment mieux estimer.

La loi de Parkinson

Nous avons vu que dans un climat de non confiance, les personnes ont tendance à se protéger et à gonfler leurs estimations.
Que se passe-t-il une fois les estimations augmentées ? Et bien, cela devient des prophéties auto-réalisatrices !

La loi de Parkinson nous informe que plus on a de temps pour faire une action, une tâche, plus on mettra ce temps pour la réaliser.

Ainsi, en voulant gonfler le temps, on se trompe de principe : on augmente en fait le temps normal de réalisation de chaque tâche.

Changeons de climat

Passons maintenant dans un climat de confiance : le client a confiance dans son prestataire, l’équipe de production a confiance dans sa direction (et vice-versa).

L’estimation va alors devenir une clef de motivation pour :

  • un outil de motivation : chaque personne va se fixer des estimations courtes (voire très courtes), comme moyen de se challenger.
  • s’améliorer continuellement : l’estimation devient alors un indicateur et non plus une sanction de la direction.
    On tente alors de tenir ses objectifs.

La loi de Parkinson s’applique aussi à l’inverse : Moins de temps on a pour effectuer une tâche, plus sa réalisation ira à l’essentiel.

Mieux communiquer avec ses collègues, avec son client

Même si l’on a un climat de confiance, et que l’on a réussi à changer de paradigme avec les estimations, nous nous retrouvons toujours avec un problème : la communication de notre avancée à l’équipe.

En cherchant à se challenger pour atteindre ses objectifs d’estimation (on a plus envie lorsqu’il s’agit de nos propres estimations), nous allons oublier quelque chose d’essentiel : la communication de notre avancée.

Tout comme l’estimation, la communication sera différente si l’on a une entreprise qui pointe du doigt ou une entreprise qui encourage.
Dans la première, on aura peur de dire que l’on a été en retard ; dans la seconde, on aura envie de prévenir

Et dans les deux cas cela sera souvent trop tard.

Se voir une fois par jour

Pour éviter l’effet fin de mission, où tout part en live, où le seul mode activé est celui du speed à l’arrache (le mode rush), l’agilité, et plus particulièrement SCRUM (et XP) préconise une bonne pratique.

Il s’agit du daily scrum ou point scrum.

L’idée ici est se rencontrer une fois par jour, souvent avant midi.
Chaque membre de l’équipe va parler pour informer l’équipe (et non le chef) de son état d’avancement :

  • ce qui a été fait la veille
  • où la personne en est en ce moment
  • ce qui est prévu jusqu’au lendemain
  • la personne a-t-elle des points de blocage, des questions

Cette pratique améliore grandement la communication dans l’équipe !
De plus, tout le monde est au courant d’où en est la personne, et a donc, à la fin de chaque réunion, une photographie d’avancement du projet.

Améliorer encore la communication

Le daily SCRUM fonctionne très bien dans des équipes auto-responsables. Il peut être utilisé aussi dans des équipes avec un-e chef-fe ; cependant, ce ne sera plus le même but, il s’agira de rendre des comptes : la communication en sera entravée.

Mais revenons à notre daily SCRUM.
Que se passe-t-il si la personne, qui avait estimé quatre heures, réalise la tâche en deux heures ?
Si c’est le cas :

  • elle devra attendre le lendemain midi au plus tard pour informer l’équipe
  • elle pourra être bloquée s’il n’y a pas de nouvelles tâches à réaliser
mieux communiquer
Photo by rawpixel.com on Unsplash

La règle du demi

C’est ici que l’on peut appliquer la règle du demi.
Que se passe-t-il quand vous avez bu votre verre de demi (de vin): vous allez vous resservir, n’est-ce pas ?
OK,. Mettons que vous deviez attendre le passage du serveur ou de la serveuse pour avoir un second verre de vin ?

Si le serveur, la serveuse, ne le voit qu’à la fin, c’est à dire au moment où le verre est déjà vide, vous allez devoir potentiellement attendre quelques minutes … même dizaine de minutes dans certains restaurants.

Mieux communiquer

Et si vous aviez prévenu votre serveur-euse lorsqu’il ne restait que la moitié du demi servi auparavant ?
Il-elle aurait pu anticiper cela, et ainsi prévoir de venir plutôt vous resservir.

Check-up régulier

De plus, la règle du demi devient aussi un moyen de contrôler notre propre état d’avancement, régulièrement.

Arrivant à la moitié, on peut se poser ces questions :

  • est-ce que j’en veux plus ?
  • mettrai-je tout le reste du repas à finir mon verre ?
  • et si j’arrêtais-là, est-ce que ça ne serait pas mieux ?

L’appliquer dans votre travail

Dans votre travail ça donne quoi la règle du demi ?

  1. Une fois les estimations réalisées
  2. Vous allez choisir une tâche à réaliser
  3. A la moitié du temps prévu, vous allez faire un point rapide :
    1. Où en êtes-vous ?
    2. Devez-vous communiquer à l’équipe où vous en êtes ?
    3. Le temps prévu était-il trop court ?
  4. Vous allez alors ré-évaluer vos estimations, et communiquer avant le prochain daily SCRUM (si besoin) à votre équipe où vous en êtes.

Et même si vous n’êtes pas en équipe, ça fonctionne aussi ! Vous pouvez alors communiquer régulièrement avec votre client de l’état d’avancement.

 


La règle du demi est vraiment très pratique aussi bien en équipe que tout seul-e. Elle permet de faire des points réguliers sur son avancement, et de mieux communiquer avec ses collègues, et ses clients.

Quels sont les indicateurs que vous mettez en place pour mesurer l’avancement de votre projet ?

 

 

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